Jacqueline Smitsman is scrum master bij BDO en werkte voorheen als Planner binnen de Audit & Assurance. Omdat op het gebied van projectmanagement en planning uitdagingen lagen voor verbetering, ging zij op zoek naar een mogelijke oplossing. Haar oog viel op een artikel over scrum: een flexibele en kort cyclische manier van werken die tevens de efficiëntie en samenwerking tussen de teamleden bevordert. BDO Rotterdam ging actief aan de slag met experimenteren met scrum en inmiddels zijn we 1,5 jaar verder. En met resultaat: vanaf medio september scrummen landelijk alle 885 collega’s van de Audit & Assurance!
Michel Pattiasina (Sr. manager Business improvement, BDO Advies, Utrecht) is programmamanager en mede verantwoordelijk voor een goede implementatie van scrum in de audit. Bij zijn vorige werkgever werkte hij al met scrum, waardoor hij de nodige ervaring heeft. ’Scrum is ontstaan in de IT-wereld voor de ontwikkeling en implementatie van kostbare software’, aldus Michel. ’Vaak waren dit lange trajecten met een harde deadline die uiteindelijk niet werd gehaald of waarvan het resultaat tegenviel. Dit werd vaak pas aan het einde van een opdracht duidelijk. Zonde van de tijd en al het geld dat er inmiddels in was gestoken. Daar moet scrum een stokje voor steken: een manier om een team op een effectieve, flexibele manier te laten samenwerken, zodat het de meeste waarde oplevert. Het team ziet de opdracht niet meer als één lange routekaart, maar als een serie van korte sprints. Hierbij lever je in elke sprint onderdelen van de opdracht op die af zijn, in plaats van dat je toewerkt naar het einde van de opdracht om alles in één keer aan te leveren. Scrum focust zich dus puur op het proces en valt onder de agile filosofie die ervan uitgaat dat je als bedrijf wendbaar moet zijn.’
Jacqueline: ’De teamleden starten volgens de scrummethode elke dag met een kort overleg van ongeveer 15 minuten waarin we een plan maken voor de komende 8 uur. Hierbij geeft elk teamlid kort antwoord op vier centrale vragen rondom het proces: ‘Wat heb ik gisteren gedaan?’, ‘Wat ga ik vandaag doen?’, ‘Gaan we als team het sprintdoel halen?’ en ‘Wat zijn de eventuele belemmeringen of heb ik hulp nodig van iemand uit het team?’. Het doel is om iedereen uit het team zo effectief en efficiënt mogelijk bezig te laten zijn.’
Begrip tonen
Deze manier van werken levert veel voordelen op. Michel: ’De flow van het werkproces verbetert, hindernissen komen eerder boven water, waardoor tijdige bijsturing mogelijk is, deadlines worden gehaald en resultaten sluiten aan op de wensen van de klant. De druk wordt van de ketel gehaald en dat komt de kwaliteit van de audit ten goede. Daarnaast ontstaat een fijnere en transparante samenwerking tussen niet alleen teamleden onderling, maar ook met de klant. Je kunt namelijk pas begrip tonen en elkaar helpen wanneer je weet wat speelt of waar iemand tegenaan loopt. Dit soort zaken komen tijdens een overleg naar voren, je spreekt elkaar immers elke dag. Dat draagt zeker bij aan het teamgevoel, je doet het echt samen.’
Één landelijke standaard
Jacqueline: ‘Ik kreeg de vrijheid om het gebruik van de scrummethode binnen de audit te onderzoeken en mij te ontwikkelen door één op één coaching en een Agile coach opleiding te volgen. Deze kennis en ervaring deel ik graag met collega’s. We hebben in Rotterdam dan ook 1,5 jaar lang met elkaar veel geëxperimenteerd met scrum in de audit. Dit leverde veel tips en tops op, waardoor we de scrumwerkwijze steeds meer toepasbaar hebben gemaakt in de Rotterdamse audit praktijk. Onze werkwijze is door verschillende audit collega’s als basis gebruikt, getoetst aan hun ervaringen en praktijkkennis en waar nodig gefinetuned. Ondertussen liepen ook initiatieven bij andere controlepraktijken waarin deze methode werd getest. Deze gezamenlijke effort en ervaringen hebben geleid tot een landelijke standaard. Vanaf medio september werken alle 885 collega’s van de Audit & Assurance met scrum, ongeacht teamsamenstelling of grootte van de opdracht. En met die uniformiteit zijn we ontzettend blij: iedereen weet nu wat van hem of haar verwacht wordt en hoe we opdrachten binnen onze afdeling oppakken. Hiervoor werkte iedereen op zijn of haar eigen manier en moest je telkens opnieuw aftasten wat die manier precies was.’
 |
“Jacqueline en ik geloven dat scrum ons veel gaat brengen op het gebied van kwaliteit en medewerkerstevredenheid. Je wordt door scrum als team een stuk wendbaarder.”Michel Pattiasina – Sr. Manager Business Improvement |
Michel: ‘Die landelijke uitrol was voor ons toch wel een hoogtepunt en tegelijkertijd een spannend moment. Er is veel voorbereiding aan voorafgegaan: de werkwijze is veelvuldig getoetst en de stappen in het proces zijn goed doordacht. 40 trainers waren hierbij betrokken die meer dan 80 trainingssessies voor hun rekening namen om alle collega’s klaar te stomen. Wat dat betreft lag een goede uitrol dus niets in de weg. Aan de andere kant is het niet alleen een nieuwe werkwijze die je introduceert, maar tevens een cultuurverandering waarbij 885 ‘professioneel-kritische’ collega’s op een andere manier gaan werken dan zij gewend zijn. Jacqueline en ik zijn echte believers; we geloven dat scrum in de audit ons veel gaat brengen op het gebied van kwaliteit en medewerkerstevredenheid. Je wordt door scrum als team een stuk wendbaarder. Ik hoop dat collega’s dit ook zelf zo gaan ervaren en daarmee het werkplezier wordt bevorderd.’ ‘De eerste geluiden zijn in ieder geval positief’, aldus Jacqueline.
Scrummen maar
Michel: ‘Scrum wordt door BDO niet alleen intern bij de audit en IT gebruikt. Maar ook door Advisory bij klanten bij het implementeren van hun strategie of het verbeteren van hun processen. Op verschillende opdrachten begeleiden en coachen wij actief onze klanten in het gebruik van scrum. Voor hen is scrum een ideale manier om de organisatie in beweging te krijgen en continu resultaat te boeken. Voor ons intern dus ook. Scrummen geeft de audit teams de mogelijkheid om goed om te gaan met onverwachte wendingen en het zorgt ervoor dat deadlines sneller gehaald worden. Daarnaast brengen we personen van verschillende afdelingen bij elkaar. Dat is erg uitdagend en tegelijkertijd ook mooi om te zien. Ik ben er trots op dat we bij BDO de scrummethode binnen de audit zo snel eigen hebben kunnen maken. Scrummen en de audit is nog een vrij unieke combinatie. Het is daarom gaaf om onderdeel te zijn van dit team.’
Heb jij na het lezen van dit verhaal interesse in een carrière bij BDO en wil je meer weten over hoe wij de scrummethode toepassen binnen de accountancy? Neem dan contact op met één van onze recruiters! Of bekijk onze vacatures.
